En el dinámico entorno del sector salud, mantenerse al día con las regulaciones es crucial. Los registros individuales de prestación de servicios de salud (RIPS) no son la excepción. Recientemente, se han implementado cambios significativos que impactan directamente a empresarios y prestadores de servicios de salud. Este artículo desglosa las actualizaciones más relevantes para que su organización cumpla a cabalidad con la normativa.
Clarificando conceptos clave
Es fundamental entender la distinción entre la Factura Electrónica de Venta (FEV) y los RIPS. Mientras la FEV se dirige a la DIAN, los RIPS se envían al ministerio de salud y protección social (MinSalud). Además, los RIPS deben incluir el campo XML y la factura, detallando el servicio prestado y la entidad receptora. A efectos de facturación, se contabilizan los registros enviados a MinSalud por cliente atendido, y la cotización se realiza por registro, no por paciente.
Mecanismo único de validación FEV-RIPS
Un componente esencial de las actualizaciones es el mecanismo único de validación FEV-RIPS. Esta plataforma, a cargo del ministerio de salud, centraliza la recepción y validación de la FEV en salud y los RIPS que la respaldan. Su funcionamiento 24/7 garantiza un flujo unificado de información, culminando en la emisión del código único de validación (CUV) para el RIPS y su FEV en salud. Este CUV es un requisito indispensable para la radicación ante las ERP y demás pagadores.
Obligatoriedad del reporte: Puntos críticos
- FEV y RIPS:
o Los facturadores electrónicos deben reportar los RIPS como soporte de la FEV, con validación de la DIAN. - Notas de crédito y débito:
o Cualquier nota de crédito o débito exige la actualización y validación de los RIPS, los cuales deben ser enviados a los ERP y demás pagadores. - Glosas:
o Incluso las glosas que no alteran el valor de la factura requieren ajustes y reenvío de los RIPS al pagador. - Entidades con objeto social diferente:
o Estas entidades deben transmitir los RIPS sin factura al mecanismo único de validación antes del quinto día calendario del mes siguiente. - Integridad de la Información:
o Los datos, la estructura y las especificaciones técnicas de los RIPS no pueden ser modificados. - Restricciones para ERP:
o Los ERP no pueden solicitar estadísticas o reportes que se puedan obtener directamente de los datos RIPS. - Contratos por capitación:
o En estos contratos, los RIPS corresponden a los servicios prestados en el mes anterior/
Fuentes de datos y proceso de validación
La información para los RIPS proviene de diversas fuentes, incluyendo la historia clínica, registros asistenciales, servicios de información de medicamentos y la factura de venta. El sistema de información de validación de RIPS y envío de archivos comprende la recepción y validación de FEV, NC o ND y RIPS, la verificación de su relación, la validación de RIPS sin FEV cuando aplique, la generación del CUV y la disposición del resultado de las validaciones al facturador electrónico.
¿Cómo BTW puede ayudar?
En BTW, entendemos la complejidad de estas regulaciones. Por eso, ofrecemos:
- Validación completa de documentos:
o Nuestro servicio Servidor JOIN asegura que todas las facturas generadas en su ERP sean entregadas correctamente, tanto a BTW como a la DIAN. - Prevalidador de datos:
o A través de nuestra API, puede validar el estado de sus documentos antes de enviarlos al ente fiscal, previniendo errores. - Asesoría sobre normativa:
o Lo mantenemos informado y preparado para los cambios normativos, asegurando su cumplimiento.
Mantenerse al día con las exigencias de los RIPS, incluyendo el mecanismo único de validación, es esencial para la salud financiera y operativa de su organización. En BTW, estamos comprometidos a brindarle las herramientas y el conocimiento necesarios para navegar este proceso con éxito.